Las políticas y procedimientos en una empresa son herramientas fundamentales para asegurar que las operaciones y conductas dentro de la organización se realicen de manera coherente, eficiente, y alineada con los objetivos estratégicos y los valores corporativos.
Políticas empresariales:
1. Definición: Las políticas son directrices formales establecidas por la empresa para guiar la toma de decisiones y las acciones de los empleados. Son principios generales que definen la postura de la organización sobre temas específicos y establecen un marco de referencia para el comportamiento aceptable y las expectativas.
2. Propósito: Las políticas ayudan a asegurar que todos en la organización comprendan las expectativas y los estándares que deben seguirse. Esto contribuye a mantener la consistencia en la toma de decisiones, alinearse con la misión y visión de la empresa, y garantizar el cumplimiento de normativas legales y éticas.
3. Ejemplos de políticas:
Política de recursos humanos: Incluye aspectos como la contratación, la igualdad de oportunidades, la conducta en el lugar de trabajo, y la política de despidos.
Política de seguridad y salud: Establece normas para garantizar un ambiente de trabajo seguro, incluyendo la prevención de riesgos laborales.
Política de uso de tecnología: Define el uso adecuado de los recursos tecnológicos de la empresa, como correos electrónicos, internet, y dispositivos electrónicos.
Procedimientos empresariales:
1. Definición: Los procedimientos son instrucciones detalladas que describen cómo se deben realizar las tareas específicas dentro de la empresa. Son pasos concretos y secuenciales que los empleados deben seguir para completar una tarea o proceso de manera correcta y eficiente.
2. Propósito: Los procedimientos aseguran que las actividades se lleven a cabo de manera uniforme y eficiente, minimizando errores y optimizando el uso de recursos. También son fundamentales para la formación de nuevos empleados y para mantener la calidad en la ejecución de las operaciones.
3. Ejemplos de procedimientos:
Procedimiento de solicitud de vacaciones: Describirá cómo un empleado debe solicitar tiempo libre, los plazos para la presentación de la solicitud, y quién debe aprobarla.
Procedimiento de manejo de quejas de clientes: Incluirá los pasos que un empleado debe seguir para registrar, escalar y resolver una queja, asegurando una respuesta adecuada y oportuna.
Procedimiento de emergencia: Define los pasos a seguir en caso de una emergencia, como un incendio o un desastre natural, para garantizar la seguridad de todos los empleados.
Diferencias clave entre políticas y procedimientos:
Políticas: Son más generales y de alto nivel, enfocándose en los principios y directrices.
Procedimientos: Son específicos y detallados, describiendo los pasos exactos a seguir.
Políticas: Establecen "qué" se debe hacer y "por qué" se hace.
Procedimientos: Detallan "cómo" se debe hacer.
Políticas: Pueden aplicarse en toda la organización o en departamentos específicos, y sirven como guía para la toma de decisiones.
Procedimientos: Son aplicables directamente a tareas y procesos específicos, y guían la ejecución diaria de actividades.
Importancia de las políticas y procedimientos:
- Consistencia: Aseguran que todas las acciones y decisiones dentro de la empresa sean coherentes y alineadas con los objetivos estratégicos.
- Cumplimiento: Ayudan a la empresa a cumplir con leyes, regulaciones, y normativas internas, reduciendo el riesgo de incumplimiento.
- Eficiencia: Facilitan la estandarización de procesos, lo que puede mejorar la productividad y reducir errores.
- Transparencia: Proporcionan claridad sobre las expectativas y responsabilidades, tanto para los empleados como para los gerentes.
- Control y auditoría: Permiten a la empresa monitorear y evaluar la conformidad con las directrices establecidas, y hacer ajustes cuando sea necesario.
En resumen, las políticas y procedimientos son esenciales para el funcionamiento ordenado y eficiente de una empresa, proporcionando un marco claro para la conducta y las operaciones diarias.
